Veelgestelde vragen over PGBeetje

PGBeetje is een online applicatie die de administratie rondom het Persoonsgebonden Budget (PGB) eenvoudig maakt. We automatiseren de registraties en het papierwerk zodat er meer tijd overblijft voor andere dingen.

Lees ons bericht op de website voor meer informatie over het begin van PGBeetje.

Ons systeem is gebouwd voor budgethouders, wettelijk vertegenwoordigers en zorgverleners (zowel formeel als informeel). Iedereen die te maken heeft met PGB-administratie kan het gebruiken.

Dit betekent dat we de administratie gezamenlijk oppakken, in een systeem dat voor iedereen begrijpelijk is. Hierdoor gaat het verwerken van zorg en facturen veel sneller dan vroeger.

Ja, je kunt de applicatie openen via de browser op je telefoon, tablet of computer. Het scherm past zich automatisch aan, zodat het altijd goed leesbaar is.

Nee, je hebt een werkende internetverbinding nodig om wijzigingen door te voeren en gegevens op te slaan.

Wij staan voor je klaar. Je kunt contact met ons opnemen via de mail, telefonisch of via de contactpagina.

Ja, als jij zorg verleent aan of beheerder bent van meerdere budgethouders, kun je makkelijk wisselen tussen deze personen in je account.

Ja, we doen ons best zo toegankelijk mogelijk te zijn door het gebruik eenvoudige taal (taalniveau B1) en heldere knoppen. Ingewikkeld jargon laten we zo veel mogelijk weg.

Bij een storing werken wij achter de schermen direct aan een oplossing. Je kunt later opnieuw inloggen. Gegevens gaan bij een storing niet verloren. Je kan de status checken op https://status.pgbeetje.nl

Ja, veiligheid staat bij ons voorop. Gevoelige gegevens, zoals je BSN of bankrekening, worden zwaar versleuteld opgeslagen in onze database.

Absoluut. Wij verwerken gegevens strikt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Jouw privacy is gegarandeerd.

Alleen jijzelf en de personen aan wie jij specifiek rechten hebt gegeven, zoals je budgetbeheerder of directe zorgverlener. Wij hebben geen inzage in de inhoud van jouw zorg, tenzij je ons om hulp vraagt.

Wij maken gebruik van een veilig en modern inlogsysteem. Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen en toegang is strikt persoonlijk.

Nee, wij verkopen of delen jouw gegevens nooit met commerciële partijen. Gegevens gaan alleen naar de zorgverzekeraar via de officiële declaraties die jij goedkeurt en zelf opstuurt.

Wanneer je een budgethouder verwijdert, wordt deze in leesmodus gezet. De gegevens kunnen vanaf dat moment niet meer worden bewerkt. Omdat het wettelijk verplicht is dat deze gegevens inzichtelijk blijven voor de administratie, zorgen wij ervoor dat de historie bewaard blijft en raadpleegbaar is.

Als je jouw account opzegt, heb je direct geen toegang meer tot je gegevens in de app. Na de opzegging worden jouw gegevens volgens de wettelijke bewaartermijnen veilig gearchiveerd of definitief verwijderd.

Een oud-zorgverlener heeft alleen nog toegang tot de gegevens uit de periode waarin hij of zij daadwerkelijk bij jou werkzaam was. Deze toegang is beperkt tot een historisch overzicht.

Ja. Bestanden worden beveiligd opgeslagen en zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met de juiste toegangsrechten binnen jouw omgeving.

Neem direct contact op met onze ondersteuning. Wij hebben procedures klaarstaan om dit direct te onderzoeken en waar nodig op te lossen.

Al onze data wordt opgeslagen op zwaar beveiligde servers in Europa. Hierdoor vallen ze altijd onder de strenge Europese privacywetten.

Dit doe je via de aanmeldpagina voor budgethouders. Tijdens de aanmelding helpen we je stap voor stap door de benodigde gegevens heen.

Je kan bij ons inloggen met een toegangscode via je e-mailadres, wachtwoord of passkey. Als je normaal via je wachtwoord inlogt, kan je een andere methode gebruiken en daarna naar mijn instellingen. je kunt ook op het inlogscherm op 'Wachtwoord vergeten' klikken. Vul je e-mailadres in en je ontvangt direct een link om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Je kunt je contactgegevens wijzigen in het menu onder 'Mijn instellingen'. De wijziging wordt direct meegenomen op toekomstige facturen en declaraties.

Je kunt je contactgegevens wijzigen in het menu onder 'Mijn instellingen' Let op dat je de juiste IBAN invoert.

Ja, de budgethouder of beheerder kan via de pagina zorgverleners eenvoudig nieuwe zorgverleners uitnodigen per e-mail. De zorgverlener maakt daarna zelf een account aan.

Ga naar je instellingen en pas je e-mailadres aan. Je zult het nieuwe adres waarschijnlijk wel even moeten bevestigen via een link in je mail.

Bepaalde verplichte mails, zoals meldingen over goed te keuren facturen, kun je niet uitzetten. Dit is om te voorkomen dat betalingen missen.

Zie hiervoor de pagina rollen

Je kan de rol aanpassen van een zorgverlener (formeel / informeel). Het is niet mogelijk om de rechten die daarbij horen aan te passen.

Neem hiervoor contact met ons op via support. Vanwege wettelijke bewaarplichten van de belastingdienst en zorgverzekeraars, bespreken we samen of volledige verwijdering direct mogelijk is.

Het weekschema is jouw automatische agenda. Zie hiervoor de pagina weekschema.

Een zorgmoment is een geplande afspraak in je weekschema. Zie hiervoor de pagina zorgmomenten.

Nee, wij helpen je met het instellen van het eerste basis weekschema op basis van jouw zorgplan.

Nieuwe zorgmomenten die je in het weekschema wilt plaatsen, kun je momenteel zelf nog niet toevoegen. Neem hiervoor contact met ons op via support.

Ja. Deze kan dit zelf doen of de budgetmanager kan dit doen via de vandaag pagina

Je klikt op het moment op de vandaag pagina en kiest voor verwijderen. Er wordt voor dat afgelaste moment dan geen tijd of geld in rekening gebracht.

Nee. Loopt de dag precies zoals gepland in het schema? Dan regelt het systeem de registratie helemaal automatisch voor je.

Aan de linkerkant in het hoofdmenu staat de knop 'Weekschema'. Hier zie je direct een duidelijk overzicht van de week.

Zolang er nog geen factuur van is gemaakt, kun je de tijden of de geleverde zorg van het zorgmoment nog gewoon aanpassen.

Ja. Je hoeft onregelmatige diensten niet in een vast schema te zetten. Je voegt ze simpelweg als los moment toe op de dag dat de zorg plaatsvindt.

Formele zorgverleners vullen de uren in die ze gewerkt hebben. Geplande handelingen binnen die uren worden automatisch overgenomen, zodat alles kloppend in het systeem staat.

Ja, formele zorgverleners kunnen nog steeds handelingen afvinken ter verantwoording. Het systeem rekent dit op de achtergrond automatisch om naar factureerbare tijd.

Ja, je kunt vergeten uren of wijzigingen in de dagen erna alsnog toevoegen. Let op dat je dit doet voordat de factuur van die periode is gemaakt.

De pagina 'Mijn Uren' toont een kalender en een totaaloverzicht. Neem dit samen door om zeker te weten dat alle gewerkte uren correct staan genoteerd.

Je past het zorgmoment voor die specifieke dag aan in je overzicht en verlengt de eindtijd. Zo worden de extra gewerkte minuten netjes geregistreerd.

Jij voert de zorg en de uren in. Wij hebben de afgesproken tarieven al in het systeem staan. Het systeem berekent het totaalbedrag dus volledig automatisch.

Ja, dat is mogelijk als het nodig is in jou situatie. Informele zorgverleners werken voornamelijk via afgeronde zorgmomenten (handelingen). Het systeem verzamelt deze tot een totaal voor de vergoeding.

De budgethouder of de wettelijk vertegenwoordiger bekijkt en controleert de uren ter voorbereiding op het accepteren van de uiteindelijke factuur.

Zodra de uren kloppen, ga je in het menu naar 'Facturen'. Je kiest de gewenste periode en het systeem maakt de factuur direct automatisch voor je op.

Je bepaalt zelf de start- en einddatum van de factuur. Dit kan altijd tot uiterlijk de dag van gisteren.

Zowel de zorgverlener als de budgetbeheerder kan een factuur aanmaken. Voordat de factuur definitief wordt, moeten beide partijen in het systeem digitaal akkoord geven.

Klik in het hoofdmenu op 'Facturen'. Hier zie je een lijst met concepten, facturen die wachten op akkoord en facturen die al betaald zijn.

Je kunt de factuur in het systeem afkeuren. Je vult direct de reden in. Hierna kunnen de uren worden gecorrigeerd en kan er een nieuwe factuur worden gemaakt.

Open een definitieve factuur en klik op de knop om de factuur als PDF te downloaden. Deze kun je printen of op je computer opslaan.

Ja, wanneer de zorgverlener of beheerder een factuur indient ter controle, ontvangt de andere partij hier bericht van.

Nee, een goedgekeurde en definitieve factuur kan wettelijk niet meer gewijzigd worden. Je kunt deze factuur dan alleen nog crediteren via het systeem.

Als een afgeronde factuur achteraf fout blijkt, maak je een creditfactuur aan om deze financieel ongedaan te maken. Daarna maak je een nieuwe, correcte factuur.

In het overzicht verandert de status van de factuur uiteindelijk naar 'Betaald'. Zo hou je exact bij welke betalingen zijn afgerond.

Dit is een officieel formulier dat bewijst welke zorg er is geleverd. Verzekeraars vragen hier vaak om voordat ze het geld uit jouw budget vrijgeven.

Bij een PGB vanuit de Zorgverzekeringswet (ZVW) is dit verplicht. Bij WMO of WLZ is dit niet altijd nodig, maar wel handig voor je eigen administratie.

Nee! Zodra jij de factuur goedkeurt, genereert ons systeem direct en automatisch het juiste declaratieformulier op de achtergrond.

Je vindt de declaratie bij de goedgekeurde factuur. Open de factuur en klik op 'Download declaratieformulier'.

Jij downloadt de declaratie en stuurt deze vervolgens zelf op de gebruikelijke manier door naar je eigen zorgverzekeraar.

Nee, de declaratie is in principe een document tussen de budgethouder en de zorgverzekeraar of verstrekker.

Ja, de declaratie komt exact overeen met de bedragen en uren op de gekoppelde factuur. Zo sluit je administratie goed aan.

Omdat de declaratie gekoppeld is aan de factuur, moet je bij een fout de originele factuur crediteren. Bij de nieuwe factuur ontstaat dan direct een nieuwe declaratie.

De declaratie wordt gedownload als een PDF-bestand. Dit bestandsformaat wordt geaccepteerd door alle zorgverzekeraars.

Ja, via de oude facturen in jouw overzicht kun je altijd de bijbehorende declaratieformulieren opnieuw bekijken of downloaden.

Hier zie je een overzicht van het daadwerkelijke verbruik van je PGB. Je ziet hoeveel uren er in totaal zijn gewerkt en wat de gemaakte kosten zijn.

Omdat het totaal toegekende budget gedurende het jaar soms kan wijzigen, richten wij ons puur op het feitelijke verbruik om onduidelijkheden te voorkomen.

Ja, bovenaan de Budget-pagina kun je wisselen tussen weergaves per dag, week, maand of zelfs per jaar.

Op de Budget-pagina klik je bovenaan op de knop 'Download tijdsregistraties'. Je krijgt dan een bestand dat je op je computer kunt bewaren.

De export toont een gedetailleerde lijst met alle tijdsregistraties, netjes uitgesplitst per zorgverlener, voor de door jou gekozen periode.

Ja, ook afgeronde registraties die nog niet gefactureerd zijn, worden getoond bij je verbruik. Zo hou je altijd een actueel beeld van de gemaakte kosten.

Als je de weergave op 'dag' zet, toont de kalender de geschreven tijd. Kosten kan je beter terugvinden op de pagina "mijn uren".

Je kunt op de pagina heel eenvoudig zelf de gewenste start- en einddatum invoeren via de datumprikker.

Alleen gebruikers met speciale rechten, zoals de budgethouder of de budgetbeheerder. Zorgverleners zien hun eigen uren, maar niet het totale PGB-verbruik.

Ja, het overzicht is overzichtelijk, duidelijk, volledig en geschikt als onderbouwing voor je eigen administratie of bij een eventuele controle van instanties.

PGBeetje is geschikt voor de ZVW, WLZ, WMO en Jeugdwet!

Een AGB-code (Algemeen GegevensBeheer) is een uniek identificatienummer. Zorgverzekeraars gebruiken deze code om te controleren of formele zorgverleners bevoegd zijn.

Tijdens de aanmelding geef je door bij welke zorgverzekeraar je zit. Wij zorgen dan dat facturen en declaraties voldoen aan hun specifieke opmaakeisen. Veranderd je zorgverzekeraar, dan passen we dit zo voor je aan.

Ja. Niet spannend, wel nodig. Voor een kloppende administratie koppelen wij in het systeem de zorgverlener aan het zorgcontract met daarin de afgesproken vergoeding.

Ja, wij houden veranderingen in wet- en regelgeving strak in de gaten. Indien nodig updaten we het platform, zonder dat jij daar ingewikkelde dingen voor hoeft te doen.

Nee, wij regelen de correcte facturen en declaraties. De daadwerkelijke uitbetaling gebeurt vanuit het budget via de verzekeraar of de SVB.

Als de geregistreerde zorgverzekeraar ontbreekt of ongeldig is rond de peildatum, geeft ons systeem een melding en voorkomt het dat je een onjuiste factuur indient.

Neem in dat geval contact met ons op of pas dit aan in de instellingen zodra het nieuwe zorgjaar start. Wij zetten de koppeling dan voor je om.

Ja, in jouw account en in de facturatie wordt er netjes onderscheid gemaakt tussen persoonlijke verzorging, medische verpleging en andere zorgsoorten zoals begeleiding. Deze kunnen verschillende tarieven kunnen hebben.

Wij maken het proces makkelijker en verminderen fouten, maar als budgetbeheerder of budgethouder blijf je wettelijk gezien altijd zelf verantwoordelijk voor je PGB.

Het invullen van de basisinformatie duurt slechts enkele minuten. Daarna nemen we snel contact op om je account volledig klaar te maken.

Dit is het stappenplan als je net start bij ons. We verzamelen je basisinfo, bespreken het zorgplan en zetten het systeem goed voor je in. Lees meer over onze privacy en gegevens delen

Zorg dat je het BSN, eventueel een KVK of AGB-code, je adres en het zorgplan of de indicatie bij de hand hebt. Lees meer over onze privacy en gegevens delen

Tijdens het eerste stappenplan in het portaal krijg je vanzelf een scherm te zien waar je het document digitaal kunt toevoegen.

Tijdens het telefoongesprek controleren wij de gegevens met jou en richten we samen het eerste weekschema in. Zo ben je verzekerd van een vlekkeloze start.

Ja, zodra je de basisstappen hebt doorlopen kun je al beginnen met het uitnodigen van jouw zorgverleners via het portaal.

Zodra het stappenplan is afgerond en goedgekeurd, springt je account op de status 'actief'. Vanaf dat moment heb je volledige toegang. We houden je hiervan op de hoogte via de afgesproken contactmethode.

Ja. Je kan tijdens het aanmelden altijd stoppen en later opnieuw starten. We slaan dan ook geen gegevens op.

In het onboarding-scherm kun je aangeven of je liever per e-mail of telefonisch contact wilt en wat voor jou het beste tijdstip is.

Geen probleem. We doen ons best de applicatie zo "simpel" mogelijk te maken. Mocht je vastlopen tijdens de start, dan doen wij het gewoon samen met jou over de telefoon.